I rapporti tra cittadini e pubbliche amministrazioni risultano spesso complicati e rallentati da una serie di fattori, ad es. le lunghe code agli sportelli ed i non sempre agevoli adempimenti burocratici.
Negli ultimi anni, però, è stato avviato anche per le p.a. un processo di maggiore semplificazione di tali rapporti, partendo dalla c.d. “dematerializzazione”. Si è trattato, infatti, di sostituire parte degli archivi costituiti da documentazione cartacea, con documenti informatici, realizzando una sorta di trasformazione dei documenti con il passaggio da una consistenza materiale ad una virtuale.

Come sostiene il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), la gestione “digitale” dei documenti comporta una serie di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) e indiretti (tempo, efficienza, ecc.), e permette di evitare quelli che sono i principali difetti della gestione cartacea (difficoltà di condivisione e archiviazione, eccessiva onerosità, tempi di ricerca elevati, facilità di errori e smarrimenti).
E proprio all’interno di questo processo di dematerializzazione si inserisce il Progetto Posta Certificat@ che prevede la possibilità per tutti i cittadini di attivare gratuitamente una casella di posta elettronica certificata per comunicare con le pubbliche amministrazioni.

In generale la pec è uno strumento molto utile che permette di attribuire ad una e-mail lo stesso valore legale di una raccomandata a/r, ma con alcuni vantaggi in più in termini di tempo (l’invio è praticamente immediato e la ricezione avviene quasi contemporaneamente), di costi (si risparmia carta e costo della raccomandata a/r) e di semplicità (è possibile inviare anche a più destinatari simultaneamente e da qualunque postazione dotata di connessione ad internet).

Nello specifico il progetto Posta Certificat@ è un servizio di comunicazione elettronica esclusivamente tra cittadini e pubblica amministrazione: 50 milioni di caselle di pec pronte per essere attivate su richiesta di chiunque sia interessato. In questo modo sarà possibile inviare, richiedere e ricevere informazioni o documentazione varia dagli uffici pubblici, il tutto attraverso “comunicazioni ufficiali” delle quali il mittente può avere una certificazione, cioè la prova legale dell’invio e della ricezione (l’e-mail si considera “consegnata” a prescindere dal fatto che il destinatario l’abbia effettivamente letta, per questo è molto importante ricordarsi sempre di controllare la propria casella).

In sostanza questa particolare casella pec, che tecnicamente si chiama Cec-Pac (Comunicazione elettronica certificata tra la p.a. e il cittadino), consente al cittadino di stabilire un canale di comunicazione semplice, diretto e sicuro con le pubbliche amministrazioni, risparmiando tempo ed evitando inutili spostamenti.

La versione base è gratuita e prevede una casella di posta elettronica certificata della dimensione di 250MB, il servizio opzionale di notifica tramite posta elettronica tradizionale (ad es. delle ricevute di accettazione e consegna conseguenti un invio), un fascicolo elettronico personale con capacità di memorizzazione di 500MB, nonché l’indirizzario di tutte le p.a. provviste di pec (che ad oggi, purtroppo, sono meno della metà di tutte le amministrazioni centrali e locali ma si auspica che aumentino in breve tempo). Ci sono poi dei servizi avanzati che saranno attivabili a pagamento da chiunque ne faccia richiesta (es. firma digitale, libretto sanitario elettronico).

Il procedimento da seguire per ottenere questa casella pec è suddiviso in due fasi. La prima parte è online: bisogna collegarsi al sito www.postacertificata.gov.it e seguire la procedura guidata, inserendo tutti i dati richiesti (es. dati anagrafici, contatti telefonici, indirizzo e-mail tradizionale) e scegliendo una password per effettuare l’accesso. Una volta compiuta la registrazione sul portale, si passa alla seconda fase di registrazione presso gli uffici postali abilitati all’identificazione, dove bisogna portare un documento valido di riconoscimento ed un documento comprovante il proprio codice fiscale (es. tessera sanitaria) per poter così firmare il contratto e l’informativa sulla privacy.